Möten Kongress

Så skapar du mer effektiva möten

Grunderna för ett lyckat möte är egentligen samma oavsett om man arrangerar en kongress med flera hundra deltagare eller månadsmöten på företaget, säger Ulla Conti.

Möten kan vara inspirerande, ge ny kunskap och föda nya idéer – men allt för ofta har de en tendens att vara för många, för långa och utan vettigt innehåll. Ulla Conti, Kongresschef för Resia, jobbar mycket med både små och stora möten och vet hur man skapar förutsättningarna för ett effektivt och energirikt möte.

1 Tänk igenom syftet

Varför har du mötet? Vad är syftet? Att svara på ”varför” gör resten av processen lättare, från att sätta dagordning till att bjuda in rätt personer. Ta alltid en extra funderare kring syftet med mötet, ibland går det inte av olika anledningar att uppfylla. ”Undvik ha möten för mötens skull – ett effektivt möte kan faktiskt vara ett inställt möte”, säger Ulla Conti.

2 Bjud in rätt personer

Vilka behöver vara med för att uppnå mötets syfte? Att bjuda in alla ”för säkerhets skull” gör att några tvingas sitta av tiden, vilket i slutändan är slöseri med tid. Är man värd för ett större arrangemang gäller det att definiera sin målgrupp så att rätt personer kommer och att de känner att de får ut maximalt.

3 Miljön och maten

Val av mötesmiljö kan absolut påverka kreativiteten och effektiviteten hos deltagarna. Det samma gäller val av måltider, vad man väljer att servera, hur det serveras samt vilken tid man avsätter för detta.

4 Planera för paus

Har du heldagsmöte – kläm inte in för mycket för att vara effektiv. Ge tid för att deltagarna ska kunna byta tankar utanför mötesrummet. ”Det gäller också på kongresser – många intressanta forskningsprojekt har skapats genom att nya tankar krockat i minglet utanför föreläsningen,” säger Ulla Conti.

OBS!

Om du har bokat två enkelbiljetter innebär detta att om den ena flygningen av någon anledning inte genomförs som planerat, avbokas / ändras inte den andra flygningen med automatik, utan du måste själv boka om biljetten.Om biljetten inte är ombokningsbar är det du som står för kostnaden.