Tips för en lyckad konferens

Konferensen och det fysiska mötet har potential att vara den starkaste interaktionen i din organisation. Men om du vill optimera upplevelsen för deltagarna krävs det förberedelse. Nedan listar vi åtta enkla tips på vad du som koordinerar ditt företags konferens ska tänka på innan, under och efter sammankomsten.

“Face-to-face communication is the broadest bandwidth communication you can have in professional life.” - Harvard Business Review

Varför är vi här egentligen?

En omotiverad konferens blir sällan särskilt bra. Se till att det finns ett tydligt syfte och mål uppsatt innan ni börjar titta på alternativ och ta in offerter. En utbildningsresa skiljer sig mycket från exempelvis en belöningsresa vad gäller behov och val av destination och hotell.

Dra lärdom av tidigare konferenser

Om det inte är första gången ni som företag åker på konferens är det bra att höra med dina medarbetare vad de har för upplevelser från tidigare konferensresor. Konferensen hålls för deras skull, vad är viktigt för dem?

Luftigt och lekfullt program

Många konferenser faller platt och blir väldigt kostsamma av den enkla anledningen att det packas in för mycket på kort tid. Om du lämnar plats för regelbundna pauser under och mellan aktiviteterna får deltagarna chans till egen reflektion och umgänge. Det gynnar den personliga utvecklingen samt stimulerar den så viktiga kunskapsöverföringen. En femårig studie från Lunds universitet visar också att lekfulla möten har ett mer kreativt klimat och att de uppfattas som mer produktiva av deltagarna.

Undvik måsten

Knyt inte deltagande till prestation. Att lösa problem där och då kan vara lockande men skapar bara en stressad miljö. Se det istället som ett tillfälle att ge deltagarna verktygen för att lösa problemet under arbetstid.

Dokumentation!

Ha alltid någon som dokumenterar konferensresan i text och bild. Materialet kan med fördel användas efter hemkomsten både för att tydliggöra resultatet av resan men också för att skapa gemenskap och förlänga effekten av den investering ni har gjort i personalen. Dessutom underlättar det arbetet när du ska utvärdera konferensen i efterhand.

Utvärdering och uppföljning

Efter hemkomst är det viktigt att varje deltagare får chansen att utvärdera sin upplevelse. Både för att blicka tillbaks på lärdomar men också för att nästa konferens ska bli ännu bättre. Ny kunskap behöver följas upp om den ska stanna kvar! 

OBS!

Om du har bokat två enkelbiljetter innebär detta att om den ena flygningen av någon anledning inte genomförs som planerat, avbokas / ändras inte den andra flygningen med automatik, utan du måste själv boka om biljetten.Om biljetten inte är ombokningsbar är det du som står för kostnaden.