Res smartare – ta fram en resepolicy

Alla medarbetare på kontoret är förmodligen kapabla att boka affärsresan på egen hand. Men om rekommendationer saknas för hur de ska resa i jobbet är risken stor att kostnaderna skenar. Genom att ta fram en resepolicy får både företaget och medarbetarna hjälp att resa resurssmart.

En resepolicy är ett styrdokument som innehåller regler och rekommendationer om hur ert företag kan resa kostnadsmedvetet och samtidigt ta hänsyn till miljöpåverkan, arbetsmiljön och säkerheten för resenärerna. Syftet med dokumentet är att skapa tydlighet för alla inblandade och på så sätt förenkla och effektivisera administrationen runt företagets resor. Resepolicyn innehåller bland annat riktlinjer om vilka leverantörer ni ska använda i första hand, hur olika typer av resor ska bokas samt hur ni klimatkompenserar. Den bör också informera om hur företagets säkerhetsrutiner ser ut om det skulle inträffa en olycka där era medarbetare befinner sig.

Om ni styr era volymer till särskilda bokningskanaler samt prioriterade transportbolag och hotellkedjor kan ni dessutom förhandla fram bättre rabatter och få kontroll över kostnaderna.

Arbetet med att ta fram en resepolicy behöver inte vara särskilt svårt. Det är bättre med en kortfattad och lättillgänglig policy som alla i företaget tar till sig och följer än en lång och komplicerad som ingen orkar läsa. Det allra smidigaste är när resepolicyn implementeras direkt i era bokningskanaler. Antingen gör er HR-avdelning det på egen hand eller så tar de hjälp av en resebyrå.

Fler artiklar om hur du får koll på företagets resekostnader

Det här bör resepolicyn innehålla:

Bokningsrutiner
Att planera och boka sina affärsresor i god tid kan göra stor skillnad för företagets resekostnader. En viktig punkt att betona i företagets resepolicy.

Godkända bokningskanaler
Vilken resebyrå ska ni vända er till? Ska ni boka enklare resor på egen hand via en app och andra resor med hjälp av er personliga kontakt på resebyrån? Vilket hyrbilsföretag ska ni använda? Vad är det för regler när det gäller användningen av privat bil?

Prioriterade resesätt
Ta med information kring att välja färdsätt med hänsyn till kostnad, tid, säkerhet och miljö. Exempelvis att ni alltid väljer tåg inrikes på sträckor under 40 mil och att ni ska undvika mellanlandningar när man måste flyga.

Valbara bokningsklasser
Ska ni välja 1:a eller 2:a klass på tåg? Det är till exempel vanligt att det är 1:a klass som gäller för längre tågresor för att man enkelt ska kunna jobba, medan 2:a klass oftast rekommenderas för kortare resor. Vad gäller för nattflyg? Är det okej att flyga business class på nattflyg till USA?

Tjänstereseförsäkring
Vad har anställda som reser i jobbet för rättigheter och skydd om något oförutsett händer? Det kan även handla om förlorat bagage, sjukdom eller olycksfall i samband med affärsresan. 

Hantering av utlägg
Vilken blankett ska man använda och när ska den lämnas in? I de fall då ni måste göra egna utlägg ska momsen vara specificerad på kvittot som ska lämnas till ekonomiavdelningen vid månadsskiftet.

Riktlinjer kring bleisure
Att förena nytta med nöje blir allt vanligare. Det innebär att många affärsresenärer väljer att lägga till dagar till sin affärsresa och semestra privat – en så kallad bleisure-resa. Vilka regler och riktlinjer gäller då när det gäller säkerhet och kostnader? Det här är viktiga frågor som gärna får kommuniceras på ett tydligt sätt i en resepolicy.

Hållbarhetstänk
Riktlinjer och rekommendationer som handlar om hållbarhet finns med på många av punkterna i resepolicyn, till exempel riktlinjer kring resesätt och vilka bolag som företaget knyter avtal med. Utöver detta är det bra att informera om hur ni som företag klimatkompenserar för resorna, till exempel genom att betala tillägg för biobränsle. Dessutom finns det många tips på aktiva val som affärsresenären själv kan göra för att bidra till mindre miljöpåverkan – allt från att packa lätt till att äta vegetariskt under resan.

Uppförandekod
Genom att beskriva hur den anställda förväntas bete sig under resan kan resepolicyn skapa en trygghet. Om exempelvis en större olycka inträffar där resenären befinner sig bör policyn innehålla information om hur den anställda och resebyrån ska agera.

Vill du veta mer? Prata resor och möten med oss på Resia

Fler artiklar om livet som affärsresenär: