Så undviker du fällorna när du bokar affärsresan 

Ta kommandot över kostnaderna

Bensin, traktamenten och representationsmiddagar. Resan innehåller många fler kostnader än de företaget i regel förknippar med affärsresan. Så här tar du kontroll över de dolda kostnaderna som är lätta att missa.

Många företag lägger tid på att granska de synliga kostnaderna så som flyg, hyrbil och hotell. Faktum är att de dolda utgifterna utgör en väsentlig del av de totala resekostnaderna. Enligt branschorganisationen SBTA kan de dolda resekostnaderna uppgå till 40 procent av utgiften för flyg och hotell tillsammans.

– Säg att du eller resebyrån har bokat flyg och hotell i förväg. Sträckan med den egna bilen till flygplatsen och parkeringsavgiften tillkommer redan innan du tagit dig genom säkerhetskontrollen, säger Caroline Berntsson som är kontorschef på Resia Företag i Göteborg.

Förboka så mycket som möjligt

– När du landat betalar du för transit till stan, taxi till och från mötet samt representationslunch. Det är lätt att kostnaderna tickar på, förklarar hon.

Lösningen, menar Caroline, är att noggrant tänka igenom hela resan från dörr till dörr och förboka så mycket som möjligt. Inte minst för att få med rabatter och bonuspoäng på hotell, tåg och flyg.

– Att ta alla kostnader allteftersom är som att handla mat när du är vrålhungrig. Det blir inte bra, säger Caroline.

För att minska de administrativa kostnaderna kring resan rekommenderar hon  företag att skaffa ett resekonto. Detger en tydlig bild över resmönster och de totala resekostnaderna.

– Den allra smidigaste lösningen är att samtliga resenärer får varsitt betalkort kopplat till resekontot. När de sedan använder korten för representation och andra utlägg under sina resor kan alla dessa korthändelser samlas på en och samma faktura. Då får företaget full kontroll över varje krona, säger Caroline.

 Fler tips om hur du får koll på företagets kostnader

Spara tid med en resebyrå

Att låta resebyrån ta hand om affärsresorna har många fördelar. Utöver att det är ekonomiskt fördelaktigt är det också tidseffektivt att vända sig till en resebyrå.

– Med största sannolikhet kommer vi att sänka företagets resekostnader. Dessutom kommer vi att spara tid. Säg att en konsult som kostar 1 000 kronor i timmen lägger en halvtimme på att boka tågbiljetter för ett kundmöte. Då har resan kostat ytterligare 500 kronor som konsulten inte kan fakturera, säger Caroline.  

Att låta resebyrån boka och planera resan har dessutom fördelen att resenären kan fokusera på jobbet under resans gång.

– Istället för att oroa sig över hur man ska ta sig från flygplatsen till taxistationen kan resenären fokusera på sin presentation. Vi skräddarsyr lösningar. Är man en ovan resenär bidrar vi med utförlig information och ser till så att man exempelvis blir mött av en chaufför med skylt efter att man passerat passkontrollen, säger Caroline.

Så får ni kontroll över resekostnaderna

Kartlägg de totala resekostnaderna
Ofta har ekonomiavdelningen de sammanställda kostnaderna för det gångna årets resor. Genom att segmentera flyg, taxi, hotell etcetera blir även de dolda resekostnaderna synliga.

Skapa struktur för hela resehanteringen
Efter kartläggningen kan ni skapa struktur för framtiden. Upptäcker ni exempelvis att ni har 200 hotellnätter om året kan ni garanterat förhandla er till en rabatt hos en hotellkedja. Genom att välja hur ni reser och vilka leverantörer ni handlar av kommer ni att kunna förhandla fram bättre priser.

Styr genom egen resepolicy
Efter kartläggningen tar ni fram en policy som hjälper er att hålla strukturen. Policyn gör det enklare för resenären att fatta beslut kring resandet. Det ligger ofta på företagets HR-avdelning att ta fram en resepolicy.

Vill du veta mer? Prata resor och möten med oss på Resia
 

Caroline Berntsson

Jobb: Kontorschef på Resia Företag, Göteborg

Bor: på Orust

Favoritresmål: Storstäder i Europa

Det roligaste med jobbet: Den dagliga kontakten med kunder och leverantörer i olika branscher! Alla med olika utmaningar samt möjligheten att få inblick i deras verksamhet för att kunna hjälpa dom med en smidigare hantering samt matchning med rätt produkter, lösningar och avtal.

Tar alltid med på affärsresan: Laddare och bekväma skor

Det första jag gör på hotellrummet: Kollar att allt ”är i sin ordning” och sänker temperaturen på luftkonditioneringen. 

Mitt bästa bleisuretips:Ta med promenadskor, förflytta dig så långt det går till fots och upptäck nya, oväntade  platser. Bo på udda hotell, strunta i TV:n och jobba i lobbyn.

Så kopplar jag av: Med en bok, på en promenad, i hängmattan eller vid havet

Fler artiklar om livet som affärsresenär: