Ta kontroll över era resekostnader

Vad betyder Travel Management i klarspråk?
– Travel Management handlar kortfattat om att få både ledningen och medarbetarna i en organisation att agera klokt när det gäller möten och resor – i fråga om tid, pengar, medarbetarnöjdhet, säkerhet och miljö.

Vad finns det för fördomar och sanningar kring begreppet?
– En del tror att Travel Management bara handlar om att alltid hitta det billigaste alternativet. Det kan absolut vara utgångspunkten, men det kan vara lika viktigt för ett företag att ha flexibilitet. Totalkostnaden ska styra – inte priset på en enskild biljett. Ibland behövs flexibilitet, ibland inte. Med de onlineverktyg som finns i dag, genom vilka du kan boka hela resan, kan organisationen skräddarsy sin egen resepolicy.

På vilka sätt gynnar det ett företag att arbeta med Travel Management?
–  På flera olika sätt! Tid är det mest centrala. Alla människor har tillgång till lika många timmar under ett dygn, men vi disponerar dem väldigt olika. Ur ett företagsperspektiv är det viktigt att du använder din tid på jobbet åt rätt saker. Travel Management underlättar och effektiviserar bokning av resor och möten. Det är ett strategiskt verktyg som gör att tiden utnyttjas betydligt bättre – både före, under och efter resan.

Vilken är den vanligaste missuppfattningen kring Travel Management?
– En inköpare som får i uppdrag att se över kostnaderna för möten och resor kan ha svårt att se helheten. Många stirrar sig blinda på den avgift resebyrån tar ut för sin tjänst, men missar då att rådgivningen i sig kan spara betydligt mer på en klokare biljett, hotellövernattning och betalningssätt än servicekostnaden. Dessutom kan man själv spara tid genom att kunna ägna sig åt sina ordinarie arbetsuppgifter.

Riskerar man något om man saknar en resepolicy?
– I mindre företag med små resurser kan ett klokt och kostnadsmedvetet resande vara en överlevnadsfråga. Med en resepolicy vet dessutom alla medarbetare vilka regler som gäller vid tjänsteresor, vilket gör det enklare att exempelvis undvika onödiga taxiresor och dyra hotell. En genomtänkt resepolicy kan också göra dig mer attraktiv för en arbetssökande som väljer mellan olika arbetsgivare.

Hur mycket pengar sparar man genom att jobba med Travel Management t ex med stöd från en resebyrå?
– Självklart varierar det och beror i många fall på storlek på företaget och vilken företagskultur man har. Men har du bokat allt själv för till exempel ett möte med en resa genom leverantörernas olika webbsidor och plötsligt måste ändra något, kostar det dig både tid och pengar. Använder du dig istället av resebyråns självbokningssystem eller dess personliga service kan du göra ändringar betydligt enklare och billigare. Ett större företag som inte jobbat med Travel Management tidigare och inte har bra systemstöd på plats kan rätt lätt minska sina totalkostnader för resor med 10–20 procent genom ett gott samarbete med en resebyrå.