Tips för en lyckad konferens

Konferensen och det fysiska mötet har potential att vara den starkaste interaktionen i din organisation. Men om du vill optimera upplevelsen för deltagarna krävs det förberedelse. Nedan listar vi några enkla tips på vad du som koordinerar ditt företags konferens ska tänka på innan, under och efter sammankomsten.

1. Bestäm syftet

Fundera noggrant igenom vad som ska uppnås, en konferens utan tydliga avsikter är inte att rekommendera. Man måste lägga tid på strategin och vara noga med att förmedla den till deltagarna. Alla bör få en chans att förbereda sig. Ha syftet klart innan du tittar på alternativa miljöer för konferensen och tar in offerter. En utbildningsresa skiljer sig mycket från exempelvis en belöningsresa när det kommer till behov och val av destination och hotell.

2. Ta lärdom av tidigare konferenser

En undersökning bland medarbetarna om deras upplevelser av tidigare jobbkonferenser ger ledningen en uppfattning om vad som efterfrågas. Vad är viktigt för dem som konferensen skall gynna?

3. Luftigt och lekfullt program

Många konferenser faller platt och blir väldigt kostsamma av den enkla anledningen att det packas in för mycket på kort tid. Om du lämnar plats för regelbundna pauser under och mellan aktiviteterna får deltagarna chans till egen reflektion och umgänge. Det gynnar den personliga utvecklingen samt stimulerar den så viktiga kunskapsöverföringen. En femårig studie från Lunds universitet visar också att lekfulla möten har ett mer kreativt klimat och att de uppfattas som mer produktiva av deltagarna.

4. Undvik måsten

Knyt inte deltagande till prestation. Att lösa problem där och då kan vara lockande men skapar bara en stressad miljö. Se det istället som ett tillfälle att ge deltagarna verktygen för att lösa problemet under arbetstid.

5. Dokumentation

Ha alltid någon som dokumenterar konferensresan i text och bild. Materialet kan med fördel användas efter hemkomsten både för att tydliggöra resultatet av resan men också för att skapa gemenskap och förlänga effekten av den investering ni har gjort i personalen. Dessutom underlättar det arbetet när du ska utvärdera konferensen i efterhand.

6. Utvärdering och uppföljning

Efter hemkomst är det viktigt att varje deltagare får chansen att utvärdera sin upplevelse. Både för att blicka tillbaks på lärdomar men också för att nästa konferens ska bli ännu bättre. Ny kunskap behöver följas upp om den ska stanna kvar!

Planerar du en konferens - kontakta oss här Resias tjänster inom möten, event och konferenser